サポートのスペシャリストとも呼ばれる秘書。秘書になるにはいったいどうすればいいのでしょうか。秘書になるために必要な資格やスキルなどを上級秘書士の資格を持ったMIICHIKINが詳しくご紹介していきたいと思います。
秘書になるためにどんな資格が必要なの？
企業の秘書や議員の秘書など、秘書として仕事をする場は多岐にわたります。どんな職場で働くとしても、上司の仕事をサポートするのが主な仕事となります。大きな企業の場合は複数名の秘書がチームとして動くこともありますし、秘書室という部署が設置されているケースもあります。
就職をするときに秘書として働くことを希望していても、企業の新卒採用で秘書を募集していることはあまりありません。秘書として活躍している現役の人たちは大抵、はじめはほかの部署に配属され経験を積んだ後に秘書として異動することが多いようです。私はいつでも配属の辞令が来てもいいように準備していました。
秘書として働きたいと考えたときに、いったいどんな資格を持っていなければいけないのか悩むこともあると思います。ですが、秘書として働くために必ず必要な資格というものはありません。しかし次のような資格を持っていると他の秘書配属を希望している人たちに差をつけることが可能です。
持っていると良い資格ってどんなもの？
秘書技能検定
公益財団法人実務技能検定協会が定めている民間の資格。3級、2級、準1級、1級があり、段階的に難易度が上がっていきます。基本的な秘書業務についての知識や技能、一般的な常識などが出題されます。準1級以上では面接試験も行われるので、人柄やマナーなどの筆記テストだけではわからないような細かなことも重要とされています。私が2級を受験した時はテキストを中心に2週間程度の勉強で合格することができました。
国際秘書検定（CBS検定）
一般社団法人日本秘書協会が定めている国際的な活躍が期待できる秘書能力を持っていることがわかる民間の資格。CBSとは、Certified Bilingual Secretaryの略。海外の企業と取引が多い場合や、グローバルで活躍したいと考えている人におすすめです。プライマリーとファイナルの二つの種類があり、プライマリー合格で準CBS資格、ファイナル合格でCBS資格を得ることができます。日本語のみならずビジネス英語が必須となります。
上級秘書士
一般財団法人・全国大学実務教育協会（JAUCB）に加盟する四年制大学もしくは短期大学で、既定の科目と単位を履修し相当の成績を達成した人に与えられる民間の資格。JAUCBとはJapan Association of University and College for Business Educationの略。秘書士よりも取得に課される条件が厳しいとされています。秘書の業務に必要な専門的な知識、能力を備えているだけでなくオリエンテーションや実習で学んだことを即戦力として活かすことができます。
秘書になるために有利なスキルとは？
秘書になるために、ほかの人よりも優れていると有利なスキルがたくさんあります。一つでも多く身に着けて上司にとってなくてはならない存在になれたら素敵ですね。秘書になるために学ぶスキルは、社会人として働く場合にも必ず活かすことができます。もし最終的に秘書にならなかったとしても身に着けて無駄になるということはありません。私は下記のようなスキルが秘書として実務に当たるうえでとても重要だと考えています。
コミュニケーション能力
秘書はどんな相手ともどんな場所でもにこやかに応対しなければなりません。相手に不快な思いをさせてしまってはうまくいくものもいかなくなってしまう場合があるからです。また、人の顔と名前をすぐ覚えることができるスキルは秘書としてとても有利になります。
臨機応変な対応ができる
秘書はどんな時でも慌てることなく冷静に対応しなければなりません。心の中では慌てていてもポーカーフェイスで周りに不安を与えないようにすることができるスキルを身につけましょう。頭の中だけはフル回転で様々な場合を想定して次の一手を打てるようになれるといいですね。結論を一つだけに絞らず、こうなった場合はこうする、ああなった場合はああするなどいくつものパターンを想像する能力も重要です。
スケジューリング能力
たくさんの相手の応対をして上司のスケジューリングをするのは秘書の主な業務の一つです。優先順位や上司や会社との関係性などを考慮して、ベストなスケジューリングを組まなくてはなりません。多忙な上司の分刻みのスケジュールは当日急なキャンセルなどが発生することもあります。仕事のみならず時にはプライベートの予定が組み込まれることもあるでしょう。上司の心の内を読むような、かゆいところに手が届くスケジューリングが目標です。
唯一無二の秘書になろう
秘書になるにはどうするべきかご紹介しました。秘書として働くことが決まっても、それがゴールではありません。常に向上心をもって、ずっと成長を続けていこうという気持ちが大切だと実感しています。
自分の代わりは誰かができるという仕事よりも、自分にしかできない仕事をするとやりがいがあって素敵ですよね。唯一無二の存在になって上司や同僚から必要とされる人材を一緒に目指しましょう。
（ファンファン福岡公式ライター／MIICHIKIN）
