とっておき! 【秘書】が教える七つ道具とは?

 秘書としてバリバリと働くために必要な七つの必需品を上級秘書士の資格を持った私、miichikinがご紹介したいと思います。なくてはならないものからあると便利なもの、これがあったから助かった! という経験があるものまで…。まさに秘書の七つ道具と言っても過言ではありません。

目次

一つ目必須! 「手帳」

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 秘書の七つ道具の中で一番の要ともいえる手帳。もちろんプライベート用のものではなくて仕事用の分厚い手帳です。主に秘書としてサポートする方のスケジューリングのために使用します。
 私は余白の部分が多いものを使用していました。なぜなら取引先の方の趣味や好きなものなどもメモしておくからです。手土産を購入するときや接待の時などに役立つので便利です。同僚からも魔法の手帳と呼ばれるくらい個人情報満載でした。

二つ目あると便利! 「パソコン」

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 手帳よりもパソコンのほうが使い勝手が良いという人も多いと思います。スケジューリングをパソコンで行なうことも多いでしょう。私は個人情報をあまり書き込まずに、社内のほかの人に共有してもよいものをパソコンに残すようにしていました。資料作りやデータ管理に使用するのは秘書でもほかのビジネスマンでも同じです。

三つ目あると便利! 「腕時計」

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 忙しい上司を分刻みでサポートするのに必須なのが腕時計です。スマートフォンがあるから腕時計をしないという人も多くなってきましたが、時間を確認するたびにスマートフォンを見ていては相手に失礼ですよね。
 私は秒針のあるアナログタイプの腕時計を愛用していました。デジタルだと数字の見間違いもあるのでアナログがおすすめです。電池切れで困ったことがあるので予備の時計をオフィスに置いてあります。

四つ目必須! 「バッグ」

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 A4サイズがラクに入る大き目のバッグは社外での秘書業務に必要不可欠。上司や自分が用意した資料や書類を持ち運ぶのはもちろん、相手から受け取ったものもスマートにしまえるように余裕がある大きさで、中のものが出し入れしやすいものがおすすめです。どこに持っていっても浮かないようなシンプルなデザインであることも重要だと思います。

五つ目あると便利! 「シューズ」

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 基本的に上司と一緒に行動するときは車移動が多いものですが、思わぬ時に長時間歩くことになったり走ったりすることもあります。そのために靴擦れしにくいシューズを何足か用意しておくことが必須です。ヒールのありなしは自由ですが、秘書としてサポート業務に支障のないデザインを選ぶことをおすすめします。

六つ目必須! 「名刺入れ」

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 自分の名刺を持ち歩くのはもちろんのこと、上司の代わりに相手先に出向くときには上司の名刺を持ち歩くことも多いもの。スマートに出し入れできる名刺入れは秘書業務に必要不可欠です。相手からもらった名刺もしっかりと管理しなければならならないので、会社別で見やすくファイリングできる保存用名刺フォルダも用意しておくと便利です。

七つ目あると便利! 「メイク道具&応急セット」

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 上司をサポートするものとして上司に恥をかかせてはいけません。メイク道具は最低限お直しできるくらいは持ち歩くことをおすすめします。見た目で人を判断するわけではありませんが、身なりがきちんとしていないだけで相手がぞんざいな態度をすることがあるのも事実です。

 いつでもばっちりメイクでいろというわけではありませんが、メイクのことも気にできるくらい余裕をもって行動できるといいと思います。応急セットは裁縫道具と絆創膏は必ず持って歩いていました。自分のためでもありますし、上司にも気が利くと褒められることが多かったです。

秘書の七つ道具いかがでしたか? 

 秘書として働くために必ず必要なものやあったら便利なもの七つ、いかがでしたでしょうか。秘書でなくても普段の仕事にも活かせるようなものがたくさんあったと思います。もしものことを思って準備しておくことは無駄になることはないと思います。ぜひご参考になさってくださいね。

(ファンファン福岡公式ライター/miichikin)

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※この記事内容は公開日時点での情報です。

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